0212 489 12 28 
0212 489 12 28
İnsan Kaynakları departmanları, şirket kültürünü güçlendiren ve çalışan bağlılığını artıran etkinliklerin mimarıdır. Yılbaşı partilerinden ekip toplantılarına, eğitim seminerlerinden motivasyon günlerine kadar birçok organizasyonda catering hizmeti; etkinliğin başarısını doğrudan etkileyen kritik bir unsurdur. Kaliteli bir yemek servisi katılımcıların memnuniyetini artırırken, kötü planlanmış bir catering deneyimi tüm etkinliği gölgeleyebilir. Profesyonel İK uzmanları, bu süreci sistematik bir kontrol listesi ile yöneterek hem bütçeyi optimize eder hem de kusursuz bir etkinlik deneyimi sunar.
Başarılı bir catering planlamasının temeli, doğru katılımcı sayısı tahmini ve buna uygun porsiyon hesaplamasıdır. İlk adım olarak davetli listenizi netleştirin ve gerçekçi bir katılım oranı belirleyin. Mutlaka son katılım tarihini, catering firmasına kesin sayı verme sürenizden en az 3 veya 5 gün önce belirleyin.
Porsiyon büyüklükleri etkinlik türüne göre değişir. Tam öğün servisi için kişi başı 400 gram ana yemek, 200 gram garnitür ve 150 gram salata planlanmalıdır. Büfe servislerinde ise görsel bolluk için %30 daha fazla yemek hazırlanması önerilir. Özel diyet ihtiyaçlarını kesinlikle ihmal etmeyin. Davet formunuzda vejetaryen, vegan, glutensiz, laktoz intoleransı, helal ve alerji durumları için seçenekler sunun. Bu bilgileri catering firmasına en az bir hafta önceden iletin ve etkinlik gününde özel menülerin net şekilde etiketlendiğinden emin olun.
Doğru catering tedarikçisi seçimi, sadece fiyat karşılaştırması değil kapsamlı bir değerlendirme sürecidir. Firma deneyimini ölçmek için şu soruları mutlaka sorun:
En az üç referans firma talep edin ve önceki müşterileriyle doğrudan görüşerek hizmet kalitesi, güvenilirlik ve problem çözme becerilerini araştırın.
Bütçe netliğini sağlamak kritiktir. Teklif edilen fiyata nelerin dahil olduğunu detaylı öğrenin: servis personeli, ekipman kiralama, kurulum söküm, nakliye, KDV ve servis bedeli. Gizli maliyetlerden kaçınmak için "Son dakika değişikliklerinde ek ücret var mı?", "İptal politikanız nedir?", "Kapora oranı ve ödeme planı nasıl?" sorularını sorun. Özel diyet menüleri ve fazla mesai gibi ekstra hizmetlerin maliyetlerini önceden netleştirin.
Menü esnekliği değerlendirmesi yapın. Firmanın özelleştirme kapasitesini test etmek için "Standart menülerinizin dışına çıkabiliyor musunuz?", "Menü tadım seansı düzenleyebilir miyiz?", "Mevsimsel ve yerel ürün kullanıyor musunuz?" sorularını yöneltin. Mutlaka tadım seansı talep edin çünkü bu hem yemek kalitesini hem de sunum standartlarını değerlendirmenin en etkili yoludur.
Hijyen ve güvenlik standartları pazarlık konusu değildir. "HACCP sertifikanız var mı ve güncel mi?", "Mutfak tesislerinizi ziyaret edebilir miyiz?", "Personelin sağlık belgeleri ve hijyen eğitimleri güncel mi?" sorularını sorun. Ayrıca "Gıda zehirlenmesi durumunda sigorta kapsamınız var mı?" sorusuyla risk yönetimini değerlendirin. Son olarak lojistik kapasiteyi ölçün: "Etkinlik mekanını tanıyor musunuz?", "Açık hava etkinliklerinde hizmet verebiliyor musunuz?", "Kendi ekipmanlarınızı (jeneratör, su vb.) getirebiliyor musunuz?".
Yemeğin tadı kadar görsel sunumu da etkinlik deneyimini etkiler. Menü tadımında veya önceki etkinlik fotoğraflarında sunum detaylarına dikkat edin. Yemekler özenle plaklanmış mı? Renk uyumu var mı? Büfe düzenleri estetik mi? Yemek kapları modern ve temiz mi? Özellikle kurumsal etkinliklerde, şirket logosunun peçete veya menü kartlarına basılması gibi kişiselleştirmeler profesyonelliği artırır.
Servis personeli kalitesi, catering deneyiminin yüzüdür. Personelin kıyafetleri temiz, düzenli ve etkinlik tarzına uygun olmalıdır. Menü hakkında bilgi sahibi olmaları, alerjen bilgilerini açıklayabilmeleri, nazik ve profesyonel iletişim kurmaları beklenir. Personel sayısının yeterli olduğundan emin olun; genel kural her 20 konuk için bir servis personeli olmasıdır. Özellikle uzun etkinliklerde, personelin yorulmadan hizmet verebilmesi için vardiya planlaması yapılmalıdır.
Hijyen protokolleri titizlikle kontrol edilmelidir. Servis personeli eldiven, saç bonesi ve gerektiğinde maske kullanmalı. Yemeklere doğrudan elle temas etmemeli, her zaman maşa veya kepçe gibi ekipman kullanmalıdır.
Beklenmedik durumlar her zaman mümkündür ve profesyonel İK uzmanları bunlara hazırlıklı olmalıdır. Catering firmasıyla sözleşmede teslimat saatini ve gecikmeler için ceza maddesini net belirleyin. Etkinlikten bir gün önce mutlaka hatırlatma araması yapın ve tüm detayları teyit edin: teslimat saati, menü, ekipman listesi, personel sayısı.
Geç teslimat senaryosu için acil eylem planı hazırlayın. Yakın market veya restoran iletişim bilgilerini kaydedin. Etkinlik başlangıcını 30 ile 45 dakika geciktirebilme esnekliğiniz varsa, bu süreyi açılış konuşmaları veya network aktiviteleriyle doldurun. Bütçenizin %15'ini beklenmedik durumlar için rezervde tutun ve hemen sipariş verebileceğiniz alternatif catering firmalarının listesini önceden hazırlayın.
Sipariş teslimatı yapıldığında detaylı kontrol yapın. Menü listenizdeki her kalemi gözden geçirin: porsiyon sayıları doğru mu, özel diyet seçenekleri geldi mi, ekipman eksiksiz mi? Eksik tespit ederseniz hemen catering firmasını arayın ve eksiklerin getirileceği süreyi öğrenin. Eğer süre uzunsa, mevcut yemeklerden porsiyon artırımı yaparak geçici çözüm üretin.
Başarılı bir etkinlik catering hizmeti; detaylı planlama, doğru tedarikçi seçimi ve sistematik kontrol süreçlerinin bir araya gelmesiyle mümkün olur. Bu kontrol listesi, İnsan Kaynakları uzmanlarının etkinlik organizasyonunda hiçbir detayı gözden kaçırmamasını sağlar ve profesyonel bir deneyim sunar.
